Poczęstunek w restauracji dla kontrahenta to w biznesie standard. Niestety fiskus ma inne zdanie. (CC BY-NC-SA)
Takie podejście do rozliczeń wydatków firmowych pozostaje niestety daleko w tyle za praktyką biznesową. W dzisiejszych czasach spotkanie na lunch, czy kolację z kontrahentem w restauracji nie jest niczym nadzwyczajnym. Przedsiębiorcy uważają, że standardowy poczęstunek nie ma oznak okazałości i nie stanowi reprezentacji firmy.
Spotkania biznesowe w lokalach gastronomicznych są raczej wyrazem zabiegania o klienta i elastyczności, do której zmuszają realia gospodarcze. – Wydatki ponoszone w celu organizacji spotkania (obiad, kawa, soki, słodycze) nie wykraczają poza szczególną wystawność, nie są zbyt kosztowne i pozytywnie kształtują wizerunek firmy – argumentuje pani Barbara z Warszawy.
To nie przekonuje fiskusa. On kieruje się innymi argumentami.
Swoje decyzje urzędnicy skarbowi uzasadniają brzmieniem art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z obu tych przepisów wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Generalna zasada uwzględniania w księgach firmy kosztów jest prosta. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.
Aby wydatek mógł być uznany za koszt powinien spełniać łącznie następujące warunki:
– pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
– nie znajdować się na liście wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT),
– być właściwie udokumentowany.
czytaj też: 80 mld zł dodatkowej daniny dla państwa
Schody pojawiają się przy rozliczaniu wydatków na reklamę i reprezentację. Te pierwsze w każdym przypadku będą kosztami firmy. Drugie już nie. A właśnie pod kątem reprezentacji należy rozpatrywać wydatki na spotkania restauracyjne z kontrahentami. Problem jednak w tym, że w żadnej ustawie podatkowej nie ma definicji ani reklamy, ani reprezentacji. Trzeba więc sięgnąć do definicji słownikowych.
Przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej organy podatkowe uznają, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika, po to aby ułatwić zawarcie umowy lub stworzyć korzystne warunki jej zawarcia.
Zdaniem organów podatkowych wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu, co z kolei stanowi zachętę do podejmowania rozmów, czy współpracy. Wydatki te jednocześnie, w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy więc kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami.
Wydatki na poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w lokalach zewnętrznych, np. restauracjach, wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy. Pomimo tego, że w czasie tych spotkań, prowadzone są rozmowy oraz negocjacje, to wątpliwości fiskusa budzi miejsce takiego spotkania, tj. poza siedzibą firmy. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych. Trudno wykazać zatem inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków.
Zatem – jak zgodnie potwierdzają izby skarbowe w wydawanych interpretacjach – ponoszone przez podatników wydatki na zorganizowanie spotkań biznesowych poza siedzibą firmy są wydatkami na reprezentację i jako takie nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzają to m.in. interpretacje izb skarbowych w Warszawie, Katowicach, Bydgoszczy.
Charakter wydatków restauracyjnych – według urzędników – bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania firmy na zewnątrz. Powoływanie się przez przedsiębiorców na okoliczność, że wydatki te są zwykłymi wydatkami poniesionymi w związku z prowadzoną działalnością, a jednocześnie mają one na celu osiąganie przychodów, przez zapewnienie kontrahentowi podczas rozmów handlowych m.in. swobody oraz neutralności, nie odbiera tym czynnościom cech reprezentacji.
Urzędnicy w kreowaniu wniosków idą jeszcze dalej. Ich zdaniem, fakt prowadzenia rozmów biznesowych na „neutralnym gruncie”, w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym. Spotkania tego typu – czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są „usługami gastronomicznymi”, które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach (kawiarniach). A zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu. Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość.
Fiskus jest nieugięty: wydatki na poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami, które będą organizowane poza siedzibą firmy, tj. w restauracjach, czy lokalach gastronomicznych będą wydatkami na reprezentację i wobec tego nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.
Szkoda, że argumenty przedsiębiorców nie docierają do urzędników. Otoczenie biznesowe zmienia się niezwykle dynamicznie. Spotkanie w restauracji jest dziś normą. Wręcz oczekiwanym zachowaniem. Pozwala jedynie na swobodną współpracę. Sprzyja co najwyżej atmosferze pracy. Niczego nie kreuje, o niczym nie przesądza.
Minister finansów powinien zastanowić się nad zmianą podejścia co do klasyfikacji tego typu wydatków w kosztach firmowych. Może wtedy przedsiębiorcy nie musieliby uciekać się do kreatywnego opisywania faktur tylko po to, aby kwota na nich widniejąca mogła być uwzględniona w ewidencji firmowej.
Zaczynają to dostrzegać sądy administracyjne. Coraz częściej pojawiają się bowiem orzeczenia przyznające podatnikom prawo do rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków na spotkania w restauracjach, był już taki wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Jeśli zatem minister pozostanie nieugięty, warto walczyć o swoje racje przed sądem?
W styczniu 2020 roku Wielka Brytania formalnie opuściła Unię Europejską. Oczekiwane korzyści z brexitu, poza odzyskaniem suwerenności w zakresie kształtowania prawa i zewnętrznych relacji gospodarczych, jednak się nie zmaterializowały. Widoczny jest natomiast spadek wydajności i konkurencyjności brytyjskiej gospodarki, co wpływa także na kondycję rynku pracy.
