Jak wprowadzić polskie urzędy w XXI wiek

08.04.2017
Z polskich urzędów trzeba zrobić uczące się instytucje, na czele których staną pracowici menedżerowie z pasją. Polska zacznie się szybciej rozwijać, petenci będą zadowoleni. Dobry pomysł? No to realizujmy go! I tu właśnie rodzi się problem – jak to zrobić?


Polskie urzędy powoli się zmieniają. Sam kilka lat temu zdziwiłem się bardzo, gdy jako początkujący przedsiębiorca otrzymałem kulturalną i fachową pomoc od pracowników jednego z oddziałów ZUS. To oczywiście podstawa – urzędnik powinien przecież być ekspertem w swojej dziedzinie i traktować petenta jak klienta, a nie jak zło konieczne, bo dzięki niemu ma pensję. Problem w tym, że jeszcze kilkanaście lat temu taka postawa była wyjątkiem od reguły…

Polskie urzędy zmieniają się jednak zbyt wolno. Świat tymczasem ucieka i nie ma czasu na trwanie w skostniałych strukturach. Dostrzegli to Maciej i Izabela Kisilowscy i napisali książkę, która powinna powstać już dawno – „Administrategia. Jak osiągnąć sukces osobisty, zarządzając w administracji publicznej” (Studio EMKA, Warszawa 2016). On jest profesorem prawa na Central European University w Budapeszcie, absolwentem Yale (doktorat z nauk prawnych). Ona jest pracownikiem firmy konsultingowej, absolwentem Cambridge (doktorat z nauk politycznych). Ich „Administrategia” to dziełko nieduże w sensie objętości, ale za to duże jeśli chodzi o jakość wykonania i doniosłość stawianych tez.

Autorzy nie mają wątpliwości, że urząd (tak jak i człowiek) jeśli się nie zmienia, to stoi w miejscu, bo świat pędzi do przodu. A polskie urzędy należą, niestety, do tych, które powinny zacząć zmieniać się bardzo szybko w sprawnie działające organizacje oparte na wiedzy, bo inaczej „pociąg odjedzie” (a może raczej – obywatele wyemigrują). Oczywiście nic samo się nie zrobi. Na czele urzędu musi więc stanąć odpowiedni człowiek. Jaki? Z książki Kisilowskich wynika, że powinien to być pracowity, inspirujący menedżer-dyrygent, który jest skromnym, fajnym człowiekiem i chce zmieniać Polskę przez realizowanie określonych celów, a nie zarabiać coraz więcej pieniędzy. Autorzy podkreślają przy tym, że ten człowiek powinien mieć szansę na zrobienie kariery. Kariery rozumianej raczej jako odniesienie sukcesu na polu satysfakcjonującej pracy zawodowej niż jako dojście do bajecznego wynagrodzenia.

Kisilowscy pokazują, jakie mogą istnieć modele kariery urzędniczej (ceniony ekspert, polityczny alpinista, biznesowy migrant) oraz jak należy piąć się po szczeblach tej kariery. Wyposażają czytelnika w zestaw narzędzi, który ma pomóc w zbudowaniu spójnej „administrategii” – strategii osiągania celów, które będą dobre i dla urzędu, i dla petentów, i dla zarządcy.

Wielką zaletą książki jest pokazanie wielu case studies, czyli przykładów z życia. Gdy wskazują, że informacja powinna po urzędzie krążyć z łatwością, także na linii menedżer – szeregowy pracownik, przywołują przykład byłego burmistrza Nowego Jorku Michaela Bloomberga. Urządził on magistrat w ogromnym pomieszczeniu typu open-space (również sam pracował w zwykłym „boksie”, a nie w wystawnym biurze zamykanym na klucz od środka). Gdy argumentują, że menedżer powinien unikać tzw. wodotrysków – czyli wydatków na gadżety, które tylko pozornie pomagają w realizacji celów – wskazują na ogromny, wystawny gmach Biblioteki Uniwersytetu Warszawskiego. Ten budynek jest o wiele większy od bibliotek najznamienitszych amerykańskich uczelni wyższych, a zawiera o połowę mniej książek – podkreślają autorzy „Administrategii”.

Kisilowscy zwracają uwagę, że jednym z kluczy do realizacji „administrategii” jest odpowiednie zmotywowanie urzędników. Menedżer nie może robić wszystkiego sam, wręcz przeciwnie – jak najwięcej zadań powinien cedować na podwładnych, aby miał czas na myślenie, planowanie i zarządzanie. Skoro menedżer nie może wynagradzać swoich podwładnych w twardej walucie, musi to robić w walucie „miękkiej” – czyli musi chwalić, dawać ciekawe zadania, tworzyć przyjemną atmosferę w miejscu pracy. „Sektor publiczny nie wymaga ponownego odkrycia, tylko pragmatycznych rozwiązań mających na celu lepsze wykorzystanie potencjału ludzi” – twierdzą Kisilowscy.

I tu dochodzimy chyba do największej wady tej świetnie napisanej książki. Autorzy zdają się zapominać, że kultura – także ta polityczna – zmienia się wolno, ewolucyjnie. A ludzie mają nawyki, których trudno się pozbyć z dnia na dzień. Choć podkreślają kilka razy na kartach książki, że Polska nie powinna  ślepo implementować wszystkich rozwiązań z Zachodu, bo nie wszystkie się sprawdzą (jednym z nich jest m.in. wprowadzenie zwyczaju mówienia na „ty”, co w naszym kraju razi dojrzałe urzędniczki), nie sposób nie odnieść wrażenia, że są przekonani, iż za pomocą zestawu wysublimowanych narzędzi da się kulturę polityczną (administracyjną) przekształcić rewolucyjnie. Według autora niniejszej recenzji – nie da się. Nie da się z dnia na dzień zmienić ludzi skupionych często na plotkach i bronieniu swojej pozycji w kreatywnych luzaków wymieniających się swobodnie informacjami, nawet jeśli uprości się procedury, wprowadzi konkurencję na jasnych zasadach, a kwiatki w doniczkach zastąpi kolorowymi pufami (żeby w przerwie pracownik mógł się na takim pufie zrelaksować z kawką w ręku).

Podobnie nie da się zapełnić wszystkich kierowniczych stanowisk publicznych zdolnymi i pracowitymi menedżerami. Zanikło bowiem myślenie o państwie jako o dobru wspólnym, tak rozpowszechnione w II RP. Menedżerowie typu biznesowy migrant są rzadkością, bo po prostu dobra materialne są w obecnej kulturze cenione wyżej od niematerialnych. A jeśli już się tacy pojawiają (patrz: Mateusz Morawiecki) to tylko na szczytach struktury władzy. I tu znów dochodzimy do problemu kultury – może następne pokolenia będą mniej materialistyczne? Autorzy „Administrategii” sami zwracają uwagę, że w USA to zjawisko już się pojawiło, bo wielu absolwentów Princeton czy Yale potrafi zrezygnować z pracy w korporacji na rzecz pracy w urzędzie (bo ciekawsza i daje więcej satysfakcji z uwagi na to, że można kształtować rzeczywistość).

Kisilowscy zdają się też zapominać, że jednak spora część wysokich stanowisk urzędniczych to stanowiska stricte polityczne i zawsze takie będą. Bo muszą. Bo polityka wiąże się, niestety, nierozerwalnie ze stosowaniem przemocy – takiej, której wektor jest skierowany na wroga zewnętrznego, oraz takiej, której wektor skierowany jest na konkurenta wewnętrznego. Nic tego nie zmieni, bo taka jest powstała na drodze ewolucji natura społeczeństwa. To dlatego awans nawet najbardziej pracowitego człowieka na wybrane stanowiska nie jest możliwy inaczej niż przez zapisanie się do partii rządzącej. To dlatego wiceminister nie może – jak sugerują autorzy książki – zaprosić do siebie do domu na kolację swoich podwładnych (w ramach „wynagrodzenia” za dobrą pracę), bo mogłoby się okazać, że jeden z nich założy mu podsłuch (tak, szpiegostwo istnieje, nic się tu nie zmieniło).

Oczywiście to że nie da się pewnych rzeczy osiągnąć, nie oznacza, że nie należy próbować zmieniać polskiej administracji publicznej na lepsze. Wiele kroków, które zalecają Kisilowscy, można wykonać dosyć szybko i równie szybko osiągnąć pozytywne efekty. Kierownicy i dyrektorzy już dziś mogą rozpocząć „zarządzanie przez szwendanie się”, aby uzyskać dostęp do informacji krążącej w urzędzie (nie trzeba wcale burzyć ścian gabinetu) i aby stwierdzić, gdzie tworzą się tzw. wąskie gardła. Już jutro mogą zacząć renegocjacje umów telekomunikacyjnych, aby uzyskać duże oszczędności. Już pojutrze mogą sprawdzić jakość obsługi petentów w swoim urzędzie, wysyłając do niego tzw. tajemniczego klienta (mystery shoppera). Już za kilka dni mogą rozpocząć starania dotyczące wygospodarowania w budżecie na przyszły rok pieniędzy na poszerzenie zespołu IT oraz zatrudnienie PR-owca, który zadba o to, by prezentować opinii publicznej urząd w dobrym świetle.

Ta książka – spójna, dająca drogowskazy, inspirująca, do tego prosto napisana – była polskiej kulturze politycznej potrzebna. Nawet jeśli nie zmieni urzędów już jutro, może stać się ważnym fundamentem zmiany, która stanie się widoczna za kilka lat. Tego należy życzyć i autorom, i nam wszystkim, bo przecież każdy z nas jest klientem instytucji publicznych.


Tagi


Artykuły powiązane

Popularne artykuły

test