Labirynt w rozliczaniu kosztów podatkowych

Rowerem do pracy (CC By-NC-SA Steven Vance)

Podatkowe ujęcie w ewidencji przedsiębiorstwa takich właśnie zakupów zależy od tego, co biznesmen kupił i w jakiej formie. Wydatki na środki transportowe znajdą się w kosztach firmy m.in. w postaci odpisów amortyzacyjnych lub rat leasingowych.

Jednak kupno pojazdu bez względu na liczbę kół, to dopiero początek wydatków. Później dojdą przeglądy techniczne, ubezpieczenia, wyposażenie, specjalny ubiór, np. na motor. Jak tego typu wydatki ująć w kosztach uzyskania przychodu?

Ubezpieczenie auta to spory wydatek

Jeśli przedsiębiorca kupi samochód na firmę musi liczyć się z koniecznością opłacenia ubezpieczenia, OC czy AC. Czasem też konieczne będzie kupno wyposażenia auta, np. wycieraczek, dywaników, pokrowców. Sposób rozliczenia tych wydatków będzie zależał od tego, czy nabyty pojazd będzie środkiem trwałym firmy, czy nie.

Jeśli nie będzie środkiem trwałym wszelkie wydatki na auto będą musiały być rozliczane na zasadach tzw. kilometrówki (limit kosztów ustalany jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr). W przeciwnym przypadku – gdy samochód środkiem trwałym będzie – w kosztach podatkowych będzie można ująć praktycznie każdy wydatek związany z jego eksploatacją.

Wyjątek dotyczy ubezpieczenia samochodu. Ubezpieczenie będzie kosztem w całości tylko wtedy, gdy wartość auta firmowego nie będzie przekraczać 20 tys. euro. Gdy samochód będzie droższy, wydatki na ubezpieczenie będą kosztem proporcjonalnie do wartości tylko 20 tys. euro.

Opłaty za autostrady, parkingi

Koszty używania samochodu osobowego nie oznaczają wyłącznie wydatków związanych z ich eksploatacją, jak zakup oleju, paliwa czy zimowych lub letnich opon. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać należy wszystkie wydatki poniesione w związku z uprawnieniem do posługiwania się (np. czynsz najmu), jak i z samym posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy). Mieszczą się tu również wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to przedsiębiorca będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu (tzw. kilometrówka). Będzie tak jeżeli nie zaliczył samochodu do majątku firmy (używa auta prywatnego), albo też zaliczy od razu do kosztów, w przypadku gdy samochód zaliczył do majątku firmy (środków trwałych).

Podatnik prowadzący działalność może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom i współpracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika bądź współpracownika dla jego potrzeb (obejmujące m.in. opłaty za przejazd autostradą i parkowanie), pod warunkiem prowadzenia przez nich ewidencji przebiegu pojazdu, i w granicach wynikającego z niej limitu.

Bez ubrania na motor ani rusz

Podobnie ma się rzecz z dodatkowymi wydatkami związanymi z wykorzystaniem motorów. W celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz komfortu w czasie wykonywania czynności związanych z działalnością gospodarczą (np. jazdy próbne po mieście z klientami, prezentacje) przedsiębiorca wraz z motorem zapewne kupi też kask, rękawice czy odzież motocyklową. Generalna zasada rozliczania kosztów brzmi: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT.

Biorąc pod uwagę regulacje ustawowe wydatki na kask, rękawice oraz odzież motocyklową trudno przypisać konkretnym przychodom. Jednak, w pewnych okolicznościach tego rodzaju wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Potwierdzają to organy podatkowe w dostępnych interpretacjach podatkowych.

Zdaniem fiskusa za taką okoliczność można uznać fakt, że zakup opisanych rzeczy dokonany został wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Z tego, że podatnik nie wykorzystuje motocykli w celach prywatnych wywieść można, że gdyby niewykonywana działalność tego rodzaju wydatek nie zostałby poniesiony. W konsekwencji – wydatki na zakup kasku, rękawic oraz odzieży motocyklowej należy ocenić jako spełniające kryterium celowości, w związku z czym wydatki te mogą być rozpoznane jako koszty uzyskania przychodu, oczywiście pod warunkiem ich należytego udokumentowania.

Trzeba tylko pamiętać, że wykazanie związku poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą oraz ich wpływu na wysokość osiągniętych przychodów spoczywa na podatniku, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Firma i rower? Potrzebny związek z przychodem

Najwięcej kontrowersji z podatkowym rozliczaniem kosztów budzi kupno roweru na firmę.

Wydatek poniesiony na zakup roweru będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. jeżeli rower ten będzie wykorzystywany na potrzeby i w ramach działalności. Wbrew pozorom nie jest to proste do udowodnienia. Chyba że prowadzimy firmę kurierską.

Bezpośrednio (jednorazowo) do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatek na zakup roweru wyłącznie jeśli nie stanowi on środka trwałego, lub jeśli jego wartość początkowa nie przekroczy 3,5 tys. zł. Jeżeli wartość początkowa środka trwałego przekracza 3,5 tys. zł, wydatek na jego zakup może zostać zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodu tylko przez odpisy amortyzacyjne. W niektórych sytuacjach przy zakupie roweru będzie można skorzystać z jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Prawo do tego mają tylko mali podatnicy i osoby, które w roku podatkowym rozpoczęły prowadzenie działalności gospodarczej.

Rozliczając wydatki związane z środkami transportu warto przejrzeć interpretacje fiskusa. Zawierają one cenne – choć nie zawsze korzystne dla podatnika – wskazówki.

Rowerem do pracy (CC By-NC-SA Steven Vance)

Zamknij pokaz zdjęć